Как подтверждать, переносить и отменять записи

Что получится

Вы сможете обработать ожидающую заявку, перенести существующую запись без дубля и отменить визит с комментарием.

Показываем действия владельца для индивидуальной записи: «Алексей · Стрижка», 60 минут, 2 000 ₽. Для примера перенесём её с 10:00 на 11:00; отмену разберём как отдельный случай. Понадобятся доступ к веб-кабинету и запись в вашем расписании.

Шаг 01

Найдите нужную запись

Откройте веб-кабинет и раздел «Записи». Выберите дату через значок календаря или день в полосе недели. При необходимости сузьте список фильтрами «Расписание» и «Услуга».

Для новых заявок выберите «Ожидают», для согласованных визитов — «Подтверждены». Режим «Все» помогает найти запись, статус которой уже изменился, в том числе отменённую.

Нажмите на строку клиента. В карточке сверьте имя, услугу, расписание, дату и время. Если у клиента несколько визитов, это поможет изменить именно нужный.

Если вы только начинаетеНастройка профиля, услуг и рабочего времени разобрана в первой статье про веб-кабинет. Здесь работаем с уже созданной записью.

Список записей в веб-кабинете: ожидающая, подтверждённая и отменённая записи за один день. — Фильтр «Все» показывает записи с разными статусами. Выберите день и откройте нужную строку.

Шаг 02

Подтвердите или отклоните заявку

У заявки, которая ждёт решения, в карточке указан статус «Ожидает». Если вы готовы принять клиента, нажмите «Подтвердить запись». Дождитесь сообщения «Запись подтверждена» и статуса «Подтверждена».

Если принять клиента не получится, выберите «Отклонить». При необходимости добавьте комментарий и подтвердите решение в открывшейся форме. Если вы договорились о другом времени, используйте перенос: он доступен и для будущей ожидающей заявки.

Подтверждение нужно не всегдаПри автоматическом подтверждении запись может сразу иметь статус «Подтверждена». Повторно подтверждать её не нужно. Набор кнопок зависит от текущего статуса записи.

Карточка ожидающей заявки Алексея с действиями «Перенести», «Отклонить» и «Подтвердить запись». — Перед подтверждением сверьте клиента, услугу, дату и время в карточке.

Шаг 03

Перенесите существующую запись

Сначала согласуйте с клиентом новое время. Откройте карточку будущей записи и нажмите «Перенести».

На шаге «Новое время» выберите день и доступное время начала. В нашем примере — 11:00 вместо 10:00.
На экране «Проверьте запись» сверьте клиента, расписание, услугу, дату и полный интервал времени: для часовой стрижки это 11:00–12:00.
Нажмите «Перенести запись». После сообщения «Запись изменена» проверьте новое время в карточке и списке.

Если заметили ошибку до сохранения, вернитесь назад или закройте окно. Сам выбор времени ещё не завершает перенос — нужно подтвердить его на последнем шаге.

Не создавайте вторую запись вместо переносаДействие «Перенести» меняет время существующей записи. Если просто добавить новый визит, прежний останется в расписании.

Экран проверки переноса записи Алексея: стрижка 26 октября с 11:00 до 12:00. — Новое время сохраняется после нажатия «Перенести запись» на последнем шаге.

Шаг 04

Отмените визит, который не состоится

Откройте карточку будущей подтверждённой записи и нажмите «Отменить». Для заявки со статусом «Ожидает» используется действие «Отклонить».

В форме «Отменить запись?» проверьте имя клиента. Поле «Комментарий · необязательно» можно оставить пустым или кратко объяснить причину, например: «Клиент попросил отменить визит».

Нажмите «Отменить запись» и дождитесь сообщения «Запись отменена». Если передумали до подтверждения, вернитесь назад или закройте форму.

Если есть лист ожиданияФорма может показать переключатель «Отдать время листу ожидания» или пояснение о закрытии очереди. Прочитайте текст перед подтверждением: освобождённое время может перейти ожидающему клиенту. На нашем примере очередь пустая, поэтому этого блока нет.

Форма отмены записи Алексея с необязательным комментарием и кнопкой «Отменить запись». — Короткий комментарий помогает зафиксировать причину. Отмена требует подтверждения в этой форме.

Шаг 05

Проверьте статус и договорённости с клиентом

После действия вернитесь в список и выберите «Все». После переноса проверьте новый день и время; после отмены — статус «Отменена». Отменённая запись остаётся в списке, а не исчезает как удалённая.

Смена фильтра объясняет многие «пропавшие» записи: подтверждённая заявка больше не относится к ожидающим, а отменённый визит — к подтверждённым. Если перенос был на другую дату, откройте эту дату.

А может ли клиент изменить запись сам?

Да, если это разрешено правилами вашего расписания. Клиент использует персональную ссылку управления из письма о подтверждении. Доступность действий зависит от срока до визита и допустимого числа переносов.

Не обещайте клиенту возможность изменения в любой момент: сначала проверьте правила расписания и доступные ему действия. Путь со стороны клиента разобран в гайде о записи глазами клиента.

Если нужного действия нет

Нет кнопки «Подтвердить запись». Проверьте статус: она нужна для ожидающей индивидуальной заявки, а не для уже подтверждённого визита.
Нет переноса или отмены. Для описанного сценария нужна будущая активная запись без отметки о посещении. Проверьте время начала и часовой пояс расписания. У ожидающей заявки вместо отмены есть отклонение.
Нет подходящего времени. Выберите другой день и проверьте рабочие интервалы, выходные, исключения и доступность услуги. Перенос предлагает доступные варианты.
Перенос завершился ошибкой. Время могло стать недоступным. Обновите данные, проверьте текущую запись и выберите свободный вариант заново.
Запись не видна в списке. Проверьте дату, переключите статус на «Все» и уберите лишние фильтры расписания и услуги.

В этой статье показаны индивидуальные визиты. Для групповых занятий действия с участниками отличаются. Если причина проблемы неясна, напишите в поддержку и укажите действие, дату и текст ошибки.

Ежедневная работа

Планы меняются.
Расписание остаётся в порядке.

Подтвердите заявку, согласуйте новое время или отмените визит — затем проверьте результат в карточке записи.

Открыть веб-кабинет